Existen aplicaciones informáticas que permiten participar en videoconferencias, utilizando simultáneamente audio y video, de forma extremadamente sencilla y además con la posibilidad de transmitir archivos y compartir aplicaciones en tiempo real. Una de estas aplicaciones informáticas es el conocido MESSENGER que se facilita de serie en los sistemas operativos WINDOWS de Microsoft©, aunque también se puede descargar de Internet de forma gratuita. No es la única aplicación que se utiliza para esto; en Internet, pueden descargarse multitud de ellas de forma gratuita o a un precio muy bajo.

• Hardware específico: Terminal de video conferencia. Este aparato no es preciso para mantener una videoconferencia con otra persona. Resulta suficiente con cualquier ordenador de los que se emplean en la actualidad. Sin embargo puede resultar recomendable, si se desea una altísima calidad de imagen o mantener video conferencias con más de una persona a la vez. Para ello sería suficiente que este equipo lo tuviera uno de los video-conferenciantes. Su coste oscila en la actualidad entre los 6.000 y los 25.000 € para el caso de equipos de primera calidad
• La aplicación informática. Algunas de ellas son gratuitas y otras tienen un coste de menos de diez euros. Una de las aplicaciones más profesionales del mercado, que utilizan por ejemplo grandes bancos o empresas de formación o conferencias a distancia tiene un coste de 120 € por licencia, con un descuento a partir de un número de Licencias.
• Una Web-cámara de resolución aceptable cuyo coste es de unos 20 €.
• Un micrófono para el ordenador con un coste de unos 4 €.
• Unos auriculares para el ordenador con un coste de entre 2 y 20 €.
  
  

Una mercantil ha empezado a utilizar el sistema de video conferencias para una serie de fines específicos de los que solamente vamos a desarrollar dos que consisten en:

• Mantener la reunión mensual con sus proveedores principales.
• Mantener la reunión mensual con sus comerciales en otras provincias.

Para ello ha suministrado a todos esos proveedores y comerciales un conjunto de cámara, auriculares y micrófono y emplea una de las aplicaciones de difusión gratuita.

Para la evaluación económica y en términos de emisiones de CO2 de la medida, se han tenido en cuenta los siguientes factores:

• El coste del paquete entregado a cada proveedor y comercial es de 27 €
• Se ha aplicado la medida sobre 17 proveedores y 5 comerciales
• La distancia media a recorrer por los proveedores en sus anteriores visitas era de 32,7 km, con un tiempo invertido (entre ida y vuelta y estacionamientos) de media de 71 minutos. El gasto de combustible en estas visitas era de 2,7 litros (combustible diesel) para la ida (y lo mismo para la vuelta)
• La distancia media a recorrer por los comerciales era de 315 km, y el tiempo invertido en la reunión comercial era el de una jornada laboral completa, de 8 horas para una reunión de solamente 2 – 2.5 horas. El gasto en combustible para cada visita era de 23 litros (combustible diesel) para la ida (y lo mismo para la vuelta)
• El precio adoptado para el calculo es el de 1 € /litro de combustible. No se ha considerado otros factores como el gasto mecánico de los automóviles.
• Se calcula que el coste horario de proveedores y personal comercial es de 30 €/h
• Se calculan las emisones de CO2 de un vehiculo diesel estandar en 0.15 Tm CO2 / 1000 km

Gastos realizados:

Gasto = 23 * 27 = 621 €

Proveedores:

• Número de Proveedores = 17
• Número de visitas anuales por proveedor = 12
• Km recorridos por visita (i/v) = 65.4
• Horas de desplazamiento por visita = 1.18
• Combustible consumido (i/v) = 5.4
• Coste horario de personal (€/h) = 30
• Coste combustible (€/l) = 1

Gasto (€) = 17 * 12 * 5.4 * 1 + 17 * 12 * 1.18 * 30 = 1101 + 7240 = 8341 €
Gasto (CO2) = 17 * 12 * 65.4 * 0.15 / 1000 = 2 Tm CO2 / año

Comerciales:

• Número de Comerciales = 5
• Número de visitas anuales por comercial = 12
• Km recorridos por visita (i/v) = 630
• Horas de desplazamiento por visita = 6
• Combustible consumido (i/v) = 46
• Coste horario de personal (€/h) = 30
• Coste combustible (€/l) = 1

Gasto (€) = 5 * 12 * 46 * 1 + 5 * 12 * 6 * 30 = 2760 + 10800 = 13560 €
Gasto (CO2) = 5 * 12 * 630 * 0.15 / 1000 = 5.67 Tm CO2 / año